리더의 시간관리

 

 

       리더의 시간관리

 

 

천 명 조직의 수장인 김 전무의 일하는 스타일은 재미있다. 그 사람 일의 우선순위 1위는 윗사람과 관련된 것이다. 임원회의를 하다가도 사장이 찾으면 바로 사장실로 직행한다. 지금 회의중이라 끝난 후에 가겠다고 하면 될텐데 그 말을 안 한다. “바로 가겠습니다.” 라고 얘기하고 회의실을 떠난다. 부하 직원들에게는 “기다리고 있게, 일 끝나면 올테니” 십여 명의 부하들은 전무가 올 때까지 잡담을 하 면서 기다리기 일쑤이다.

그는 또 무계획하기로도 유명하다. 닥치는 대로 일하는 스타일이다. 그에게 “오전 9시에 결재를 맡으러 가겠습니다” 라고 얘기해도 소용없다. 이미 다른 사람과 얘기를 나누고 있기 때문이다. 그 중에는 별로 중요해 보이지 않는 업체 사장도 있고, 애로사항을 토로하는 직원도 있고, 출장차 방문한 외국인도 있다. 늘 몇 번씩 헛탕을 친 후에야 결재를 받을 수 있다. 많은 직원들이 김 전무를 알현하기 위해 애 를 쓰고 있다. 그런 상황에서 가장 힘을 쓰는 것은 여비서이다. 지금 혼자 있는지, 외출 중인지를 가장 잘 아는 여비서의 배려에 따라 어떤 부서장은 업무를 효과적으로 볼 수도 있고 그렇지 않을 수도 있다. 사람들은 자연히 그에게 잘 보이기 위해 선물도 하고, 밥도 사게 된다.

“회의중”이란 별명을 가진 상사 밑에서 근무한 적이 있다. 그 사람에게 업무란 곧 회의를 의미할 정도로 회의를 좋아했다. 그런 이유로 일과 중에 그를 만나는 것은 거의 불가능에 가까웠다. 만 명이 넘는 조직에서 근무하다 보면 회의에 참석하라는 공문을 하루에도 수 십장씩 받게 되어 있다. 거기에 일일이 참석을 하다가는 아무 일도 못한다. 나 같은 사람은 사안의 경중에 따라 직접 가기도 하고, 실무자를 보내기도 하고, 사전에 양해를 구해 빠지기도 하는데 그 분은 달랐다. 나보다 한 직급이 높았음에도 불구하고 웬만한 회의는 모두 참석하는 것을 원칙으로 했고, 특히 사장이 참석하는 회의에는 필수적으로 참석했다. 자연히 그는 시간부족을 호소하며 다녔다. “정말 몸이 몇 개 더 있으면 좋겠다. 너무 바빠서 살 수가 없다.” 그러다 보니 그가 담당한 부서는 늘 일과 후에 회의를 해야 했고 직원들은 괴로워했다.

많은 사람들은 분주함과 정신 없이 근무하는 것을 열심히 일하는 것으로 착각한다. 이는 직급이 올라갈수록 심해진다. 심지어 분주하게 보이기 위해 애를 쓰는 사람도 있다. 가만히 있으면 일을 안 하는 것으로 생각해 쓸데없이 여기 저기 전화를 하기도 하고, 불필요하게 회의를 소집하기도 한다. 시간관리는 모든 이들에게 중요한 이슈이지만 직급이 올라가고 영향력이 커질수록 그 중요성은 커진다. 리더의 시간관리는 조직의 생산성과 연계되기 때문에 방심할 수 없는 주제이다. 열심히 일을 해도 분주하고 정신만 없을 뿐 생산성이 오르지 않을 때는 조직적인 측면과 자신의 일하는 방식을 의심해 보아야 한다.

지나치게 회의가 많다는 것은 조직구조가 잘못되었다는 증거이다. 이상적인 조직에서는 회의가 필요 없다. 불필요하게 조직이 세분화되었던지, 책임과 권한이 분산되어 있던지, 정보의 공유가 안 된다든지, 불필요한 정보가 너무 많다든지…

사람이 너무 많아도 생산성이 떨어진다. 사람 간의 갈등해소, 부서간 의견조율에 너무 많은 시간을 보내고 있다면 인력이 과다하다는 표시이다. 9인조 배구가 6인조 배구에게 지는 이유와 같다.

개인적으로 시간관리를 잘못하는 경우도 있다. 불필요한 일을 하는 경우도 있다. 직급이 높은 사람이 솔선수범한다고 팩스를 보내고, 복사를 하는 경우도 있고, 운전을 직접 하느라 체력을 소모하고 (일정 규모가 넘으면 사장의 몸값을 따져 보아야 한다. 그 비싼 사람이 복사를 하고 운전을 하는 것은 큰 낭비이다) 남이 할 일까지 자신이 하는 경우도 있고, 남에게 위임해도 좋을 일까지 자신이 하는 경우도 있다. “시간은 리더에게 가장 중요한 자원이다. 시간을 관리하지 못하는 리더는 다른 것도 관리할 수 없다.” 피터 드러커의 얘기이다.

<한근태 칼럼> 중에서